給沒有特定辦公室工作型態:「遠距辦公、在家工作」的完全攻略指南「The Ultimate Guide to Remote Work」

若你已經習慣每天都利用大眾運輸或自行駕車去上班的通勤型態,對於沒有特定辦公空間的「遠距辦公、在家工作」或許會感到虛無飄渺。提供網際網路服務團隊聯繫工具的開發企業「Zapier」,由公司設立當時便貫徹「遠距辦公」型態,為了協助期望導入遠距辦公型態或設立遠距辦公團隊的組織,「Zapier」向大家公開以自家公司的成功與失敗為基底製作的完全攻略指南「The Ultimate Guide to Remote Work」。

The Ultimate Guide to Remote Work – Zapier

這樣整理了遠距工作、在家工作重點的文章「The Ultimate Guide to Remote Work」可由Zapier的網站藉由瀏覽器進入各個主題閱讀,也可以將文件下載。


※看指南目錄

遠距工作、在家工作的推薦工具

在指南當中Chapter 1「成功架設遠距辦公的三個鑰匙」裡列舉了許多何維持遠距辦公健康溝通的知識,而「Tools」的部分則列舉了下列的工具服務:

1. Slack

「Slack」可以做到群組聊天或是檔案發送,Zapier更是將此賦予虛擬辦公室的身分。

2. Async

「Async」是Zapier公司自行開發的工具,功能有點像是將部落格與Reddit結合再一起,為了避免在Slack會被洗版的重要資訊或是對話,是代替mail的工具。

3. Trello

採用看板工作管理方式的工具「Trello」,Zapier會在一想到要處理的事情就登錄Trello,用在管理支援中心文件,或是確認重要工作的進度,建議不要增加太多卡片,而是在各個卡片中詳細填入資訊比較好。

Trello的詳細使用方式可以由下面查看。
「Trello」是以整理卡片的概念管理代辦事項清單、記事本或是複數人一同管理工作

4. GitHub

「GitHub」提供的是給軟體開發用的編碼共用服務,由於必備了專案管理所需要的所有編碼,Zapier表示在應對除錯機制以及安裝新功能時會活用GitHub。

5. LastPass Enterprise

密碼管理軟體「LastPass」所開發給企業用版本為「LastPass Enterprise」是必備的工具,讓團隊成員可以迅速地使用好幾百個網站服務所需要的登錄資訊。

6. Google Docs

Zapier表示文件工具中屬「Google Docs」最為優秀,在於測定主要基準度量(metrics)分析或資訊、契約內容共享上是不可或缺的工具。

7. Hackpad

「Hackpad」是與Google Docs相似的文件共享工具,不過構造較簡易,適於用在公司內部想稍微共享文件的時候利用,而2015年4月Dropbox已將Hackpad收購下來。

8. GoToMeeting

Zapier試用了許多視訊會議工具後表示「GoToMeeting」所提供的服務在音質、畫質上較為優秀。雖然在參與人數少的時候會使用Google Hangouts或是Skype,若是10人以上的會議,建議使用GoToMeetingype,若是10人以上的視訊會議,建議使用GoToMeeting。

9. HelloSign

Zapier表示,若有需要在文件上面簽章的話會使用「HelloSign」所提供電子簽章的服務,此服務不需要列印、簽名、掃描的繁瑣流程,並將此視為珍寶。

「The Ultimate Guide to Remote Work」的目錄如下:

◆Chapter 1:如何運用遠距辦公團隊
  • Zapier的軌跡
  • 成功架設遠距辦公的三個鑰匙
  • 從其他人學習
◆Chapter 2:在遠距辦公團隊內設立文化的七個方法
  1. 文化並非為了玩遊戲才設立
  2. 所要設立的文化就是「要如何工作」
  3. 藉由使用道具更讓團隊合作更加容易
  4. 面對面對談是很重要的
  5. 盡量協助當地社區活動
  6. 藉由相信可以讓團隊成形
  7. 代辦事項(特定工作)必須要完成
◆Chapter 3:法如何僱用遠距辦公團隊
  • 對於「一流的遠距辦公者」下定義
  • 製作有魅力的求才廣告
  • 尋找有意願成為遠距辦公團隊的成員
  • 雇用遠距工作的員工
  • 增加遠距工作的勞動力
◆Chapter 4:遠距工作團隊在成員的評價上是有益的
  • 歡迎新的團隊成員
  • 必須測量輸出量而非輸入量
  • 得到回饋後為團隊思考
  • 讓大家自我評價
  • 提供更多回饋
  • 必須相信

◆專欄:遠距工作團隊內的溝通

◆Chapter 5:如何讓團隊內的e-mail與溝通有一個實質上的結束
  • GitHub是為了知道大家在做甚麼而設立「團隊」
  • Treehouse是為了向世界公布重要消息而設立
  • Automattic製作了自家公司開發的部落格服務「P2」
  • Zapier正在使用P2的客製版服務
  • 提升團隊內部的溝通能力
◆Chapter 6:如何在遠距工作環境確立更強韌的連結
  • 在遠距連結人與人
  • 以正確的方式仰賴文章
  • 必要時提倡自己的意見
◆Chapter 7:遠距工作團隊的開會方式
  • 會議的時間以其頻率
  • 會議的構成
  • 為何會議會有幫助
  • 會議的規模
◆Chapter 8:為了遠距工作團隊之員工旅遊的五個計畫順序
  1. 為何要去員工旅遊
  2. 員工旅遊必須去的地方
  3. 員工旅遊要幾天
  4. 旅行中必須注意的事情
  5. 社員旅行の費用
  • 要取得旅遊後的回饋
  • 結論

◆專欄:甚麼是在遠距班工團隊內工作

◆Chapter 9:遠距工作的辦公室裝潢
  • Alison Groves氏(客戶服務支援,美國田納西州納許維爾)
  • Brian Cooksey氏(平台工程師,美國密蘇里州哥倫比亞)
  • Bryan Helmig氏(後端工程師,美國加利福尼亞州森尼韋爾)
  • Christopher Peters氏(資料科學家、美國佛羅里達州邁阿密)
  • Craig Labenz氏(全端工程師,Nomad-數位游牧)
  • Danny Schreiber氏(市場調查領導,美國內布拉斯加州奧馬哈)
  • James Carr氏(系統工程師,美國密蘇里州哥倫比亞)
  • Jess Byrne氏(客戶服務支援,美國賓夕法尼亞州孔克爾敦)
  • Joe Stych氏(內容行銷,美國緬因州波特蘭)
  • Justin Deal氏(全端工程師,美國密蘇里州曼徹斯特)
  • Lindsay Brand氏(客戶服務支援,西班牙巴塞隆納)
  • Matthew Guay氏(市場調查,泰國曼谷)
  • Micah Bennett氏(客戶服務支援,美國伊利諾州帕勒泰恩)
  • Mike Knoop氏(產品、夥伴領導,美國加利福尼亞州森尼韋爾)
  • Rob Golding氏(全端工程師,英國・諾丁漢)
  • Wade Foster氏(CEO、美國加利福尼亞州森尼韋爾)
  • 考察
◆Chapter 10:如何在遠距工作團隊提升作業速度
  • 產能有提升了嗎?
  • 向遠距工作團隊依樣迅速的8個作業方式
    1. 從收件夾抽出團隊的溝通內容
    2. 使用正確的工具
    3. 隨時更新行程
    4. 省下通勤的時間
    5. 停止會議
    6. 慎重思量你將要發出的電子郵件
    7. 設立一個對自己來說最優勢的環境
    8. 認同自己的生產力
  • 遠距工作的缺點
  • 何謂轉移為遠距工作的正確理由
  • 熱衷投入於此
◆Chapter 11:如何找到最合適的工作環境並藉此引導自己擁有最高產能
  • 如何安排一天行程
  • 關於周遭環境
  • 有關工作量的調整
◆Chapter 12:如何讓不同時間帶的人一同工作
  • 贊成遠距工作的意見與五個優點
  • 反對遠距工作的意見與六個缺點
  • 贊成遠距工作的意見與五個對應方法
  • 反對遠距工作的意見與六個應對方法
  • 營造屬於自己的世界
◆Chapter 13:如何避免遠距工作團隊疲乏
  1. 設立Routine(固定)工作
  2. 保持優越性
  3. 設立界線
  4. 適時安排短暫休息以及長時間休息
  5. 安排時間與人互動
  • 不要讓自己耗盡了
◆Chapter 14:給遠距辦公的感謝
  • Automattic
  • GitHub
  • Basecamp(元・37Signals)
  • Treehouse
  • Buffer
  • Help Scout
  • Groove
  • Fogcreek
  • Stack Exchange
  • Wide Teams
  • WooThemes
  • Popforms
  • Scott Hanselman
  • Steven Sinofsky
  • StatusPages
  • iDoneThis
  • HubSpot
  • Remotive.io