GitLab為世界最大規模導入遠端工作的企業,員工跨越65個國家,總數超過1200人的人數,採取全數遠端工作模式。

GitLab不僅推動公司內部遠端工作,也在社會普及上非常用心,為了推廣也公開導入遠端工作的指南。

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遠端工作的優勢

100%遠端工作的環境,除了員工與業主之外,帶給世界上許多優點及競爭優勢。

首先,對於員工來說有下列這些優點:

  • 可以分配更多時間在興趣或是外送、家人。
  • 省去通勤時間,也省下交通費。
  • 因為不需要通勤,因此不會捲入往公司的途中發生的意外事件之風險。
  • 工作不容易被打斷。
  • 不須請假即可外出。
  • 由於不被場地限制,可輕易地外出或是搬家。
  • 不用擔心被同事感染生病。
  • 不用煩惱職場上的人際關係或是派系鬥爭問題。
  • 可以擁有對自己來說最合適的工作環境。
  • 可依自己生產性最高的時段安排工作時間。
  • 可藉由世界各地的同事擴展工作視野,並擁有學習新文化的機會。
  • 不需要制服。

對於業主來說則是有下列這些優點:

  • 可以雇用世界各地優秀的人才。
  • 可節省辦公室維護的費用。
  • 不需要在公司的擴展上面消耗金費。
  • 不須在人材異動上消耗費用。
  • 由於世界各地的員工都不在同一個時段作業,也就是整天都有人在工作的狀態。
  • 不會受到地區性災害的影響。
  • 因為員工的多樣化,因而提升了組織的多樣性。

遠端工作的缺點

遠端工作有許多有利點,但並非適合所有人。不僅是組織,對於員工的生活型態以及工作的喜好,有可能潛在著不利的因素。

主要的缺點有下列幾項:

  • 由於無法與同事迅速建立連結,對於需要更多自我學習的新人來說,可能會在進行新人訓練上遇到困難。
  • 剛開始從辦公室工作轉移到遠端工作的時候可能會感到孤獨。
  • 有可能溝通能力會降低。
  • 有些人在遠端工作中無法切割工作及私生活。
  • 若不是可以自我時間管理,自發性有規律的持守,並可以自我整理的人的話,將很難導入遠端工作模式。
  • 由於每個國家的通貨、稅金不一樣,租借費用、金費等可能會有問題。

遠端工作的緊急事件應對建議

如果遇到像是新冠肺炎的爆發,或是世界各地所發生的嚴重問題,為了管理遠端工作的領導人,下列五個應對方法提供給各位:

  • 即時將面臨挑戰的議題文字化,並將其標上優先順序指派給負責人。
  • 製作緊急事件應對指南,讓每個員工都可以參閱,以降低在當中可能造成的損失。
  • 建構一個溝通平台,讓所有團隊成員可以自由進出,並可以共享資訊。
  • 溝通平台工具避免集中在一個地方,並設定可以讀取紀錄。
  • 隨時掌握功能是否有被啟用,並向所有員工布達。

導入遠端工作的注意點

對於剛開始加入遠端工作的員工,有下列五個注意點須留意:

  • 要在哪裡工作,決定好固定位置。
  • 遠端工作雖可以在家工作,但要讓周圍的人理解你「現在沒有空」。
  • 在員工之間的溝通或是報告、聯絡、商量不可怠慢。
  • 將工作與私生活的時間切割,注意自己是否已經遠超過原先為自己訂的工時。
  • 掌握好團隊成員的工作時間以及工作環境。

資訊管理

在遠端工作中,針對資訊管理被要求的要素有下列四點:

  • 將工作上的資訊透明化,報告、聯絡、商量等要在誰都能看見的地方進行。
  • 製作誰都可以參閱的指南,讓想要的資訊隨時可得。
  • 將會議內容以文件方式留下紀錄,避免圖解而是以文字,藉此降低解說時可能造成的落差。
  • 針對作業時間不同的團隊成員,彼此的應對以mail等非同期聯絡方式進行,避免強迫對方在非工作時間外工作。

酬勞的注意事項

像GitLab企業擁有分散在65個國家的員工進行遠端工作,酬勞管理可想而知是複雜的。GitLab的產品經理吳彼特(音譯)表示,「對此並沒有蓋括的解決方案」,目前GiLab支付給員工的酬勞以各個國家的貨幣狀況而定。

不以共通的貨幣支付,吳先生表示,原因在於「若以共通的貨幣支付,依國家不同,酬勞產生的落差會很大,便會衍生出以低單價聘用人才的傾向,這樣一來就無法確保我們期望的人材會持續為我們工作,若我們開始以最低廉的金額聘請員工,優秀的人材將留不下來。」

學習以及開發

遠端提供教育教學,可進行視訊轉播,或是在線上共享資料等方法。

提供遠端學習環境的優勢有下列三點:

  • 不需要等成員都到教室才開始,因此可以在期望的時間進行學習。
  • 藉由線上共享資料,即便忘記學習內容也可以在期望的時間點進行複習。
  • 成員可以個別的在期望的時段、環境進行學習。

另外,缺點,也就是需克服的議題則有下列兩項:

  • 不會知道學生是否翹課了。
  • 講員難以由學生得到回饋,較難有問答的機會。

溝通

在遠端工作的環境,員工彼此的溝通也是重要的。特別是領導人必須率先發起溝通,營造緩和的氣氛,讓成員在非工作的話題上仍舊可以輕鬆地談論交流。

就算是在看不大到彼此的遠端工作環境,也必須要有一個時段,讓彼此單純認識、了解彼此。GitLab提出一個實際實施的例子,是他們為了促進溝通交流的一部分。

  • 一起視訊電話,參與人可以自由提出想要討論的主題。
  • 參與人分成小組,花10~15分鐘聊聊與工作無關的話題。
  • 將團隊成員集合在一個地方面對面談話。
  • 每周四次,聚集在公司討論。
  • 拜訪團隊成員的時候,一人最多補助150美金(約4400元新台幣)。
  • 讓團隊成員免費聚集在CEO所擁有的AirBnB

優先製作指南

隨著團隊的規模擴大,會提升所累積的知識或是規則等等指南文字化的重要性。

將製作指南的順序排為優先,將會幫助員工共同擁有可以信賴的單一資訊源,反而,若企業組織未將指南文字化的狀態,容易造成團隊成員總是在查相同的資料,花時間再度確認等等的惡性循環。

會議的重要性

在遠端工作上,會議只是一個選項,要將此視為「並非絕對必要的」,且並不推薦定期的會議,因為會議會強制性的將團隊成員拘束在同一個時段。

對於許多企業來說,會議的功能是得到成員共識的場合,但GitLab決定權在領導人單一一位手上,領導人必須傾聽團隊成員每一位的想法,做出成員們都同意的決定。

如果在視訊電話或是聊天室進行會議,也不可強制規定每一位成員都要參與,但需要保存紀錄,讓未出席的成員也可以共享資訊。

文書所帶出來的效果性及有責任的溝通

在遠端環境中,一半以上都為文字溝通,對於習慣於面對面會議或是音訊溝通環境的人來說有可能是不舒服的。

在文字溝通上必須注意的事項如下:

  • 撰寫人必須為閱讀的人設想,並認知到閱讀的對象可能會是多數非特定人士。
  • 重點放在人際關係,避開直接的說法,對於他人的情感要更加敏銳。
  • 要假設閱讀者完全不知道所謂的議題,盡量以簡潔有力的文具陳述最多的資訊。
  • 發訊息前重新閱讀所打的文章,確認當中是否有否定的用詞,用語是否帶有攻擊性。
  • 不強調自己的意見,將文字溝通視為傾聽、理解、協助的手段。
  • 具體的陳述對於團隊成員的感謝事項。

吳先生表示「遠端工作並非需克服的議題,反而明顯的可說是企業的優勢。」GitLab採用、雇用世界各國的成員也可說是GitLab所擁有的競爭優勢。不過對此,吳先生表示「期待GitLab因採取遠端工作而得到雇用上的優勢,可以因著時間而削減,相信因為遠端工作在世界的滲透,讓雇用的機會更均等的分配在世界各地,帶世界走進繁榮。」

在Gitlab還有許多針對導入遠端工作環境的導覽公開建議。All Remote | GitLab