雖然現在已經有許多人活用了自家或辦公室以外地點工作的「遠端工作、在家工作」形式工作,不過或許有些人正在猶豫是否要採用這個令人還不大習慣的環境模式,也或許有些人、企業因為尚未有足夠的工具、知識因此遲遲無法踏出第一步,為了這樣的各位,提供團隊管理工具服務的Trello免費公開「How to Embrace Remote Work」, 當中彙整了幾個要點,分享並針對可使用的工具進行說明。

【參考資料一:The Best Advice For Remote Work Success From 10 Global Teams [Free Guide]

【參考資料二:(PDF)Trello-Embrace-Remote-Work-Ultimate-Guide.pdf

一提到「遠端工作」許多人想到的可能有下列這些不安因素:「我們公司的系統無法如此運作」、「理論上應該不錯,但遠端工作的人無法出席會議,這樣一來便無法共享所有資訊」、「他們會翹班吧?」或是「有測試過一次,但不大順利,遠端工作的人都離職了。」之類的失敗經驗。不過這些擔憂及案例對Trello來說都僅是「先入為主的觀念」或僅是流程的失敗所引發,只要在公司內架構起適合遠端工作的環境就可以順利的導入。

◆神話之一:「遠端工作的人會翹班」

在「遠端工作」流傳的神話有一則就是「遠端工作的人都很怠慢」。的確對於看不到的人會憂心「到底有沒有認真工作」進而衍生為懷疑,不過無論在甚麼環境,只要管理者沒有給予明確的目標以及截止日期,人就會容易開始怠慢,只要架構出一個環境,讓確實工作的人可以得到該有的評價,這樣一來人無論到哪裡都會是一個有產能的人,這裡舉出一個例子,由完全在遠端進行Buffer工作的Hailley Griffis提出:「不要在床上工作」。

◆神話之二:「只能被動地等對方聯繫是否有確實工作」

這樣的思緒似乎是要在遠端工作的人需持有一種壓迫的心情,不時要展示自己「有在工作喔!」才行,是被一種強破性的觀念抓住的狀態。這樣的心情會孳生原本不需要的不安感,會架構出一個無法安定工作的環境型態,事實上這是由於「遠端工作的人與其他人不一樣」,一個既有的負面主觀思維造成,不過往後遠端工作、在家工作在公司內普遍化後便會消失。

◆神話之三:先入為主認為「遠端工作等於職場文化的瓦解」

對於遠端工作持有否定意見的人所提出另他們憂心的一點是:「團隊精神會消失吧?」。當然,人們可能會失去在走廊擦肩而過、在茶水間的閒聊機會,不過只要環境夠完整,遠端工作的人也是可以保有這樣的溝通機會,只要設立、活用視訊會議,讓團隊的成員就像是在同一個環境一樣的設備,仍舊可以像往常一樣擁有團隊間擁有的連結關係。

◆神話之四:先入為主認為「遠端工作的人無論何時都可以聯絡的上」

一般人對於以自家為工作場所的遠端工作者,常會有個主觀的認定:「你都在家,那就隨時連絡你應該都可以應對吧?」不過這並不一定是正確的,成功的遠端工作者多數表示自己明確的規劃出自己的工作時間並徹底遵循,藉此遠端工作者可以把工作與其他時間明確的切割開,進而可適量的安排中午休息時間。在Atlassian進行遠端工作的Sarah Goff-Dupont表示:「遠端工作可以深層的投入在工作裡,但也因此更容易累積疲憊感,建議各位可以出去走走或是打個電話給家人、照顧一下寵物等給自己安排五分鐘左右的休息時間,避免讓自己在周五完成工作時落入一個累到甚麼都不能做的景況,要適時地照顧自己。」

◆關於溝通與協作

採用遠端工作型態的團隊,在溝通上被要求的有「更多向彼此用心」以及「對於虛擬辦公室的適應」。

對於在分散地點工作的人來說,必須要先明白,彼此需要溝通的時候,就算是以在相同空間中的「語氣口吻」描述事情,仍舊是較難以傳達正確的資訊。Evernote的Beat Buflmann表示:「必須立定一個團隊及個人期望都被顧及到的『行動規範』,何時要利用聊天室?為何需要寄電子郵件?何時要撥電話?等這類問題的答案要共同製作,需要以一個讓團隊的努力加上個人的付出一起堆疊出來的成果來牽制著所有成員。」

如果針對你的問題,對方僅簡潔的回答「對」,並不代表對方對於這件事情沒有興趣,雖然你正坐在辦公室內工作,但對方可能正在趕去下一個會議的路上,沒有閒暇回應太長的文句,遠端工作的話能夠為對方設想各種可能性是很重要的,也代表能夠將自己的行程計畫並現況向對方敞開是重要的,與其在彼此的主觀認知中種下疑神疑鬼的根,衍生無法控制的結果,不如頻繁的進行狀況報告,雖然過程或許有點麻煩。

同上,若要向對方傳送資訊時也要考量時機,如果想傳達的資訊是分秒必爭的重要資訊,就要選擇聊天室等即時通訊工具,反之並不如此緊迫的資訊,則可利用像Trello等等可以共享、管理的任務工具,讓大家在各自方便的時間瀏覽即可,要考量除了自己,別人也是正在工作,在適當的時機分別使用適當的工具也是遠端工作成功的要點。

◆以需求分別使用聊天室及視訊會議時需要先理解的「四個真相」

與對方聯繫的工具有許多不同的特徵,在此建議中有下列四點為需要事先理解的重要性,並提到,如果發生問題的時候還是要活用視訊會議面對面對談。

  1. 有時候可能依工具而影響讓人感覺不到對方的用心或是目的,因此再利用即時通訊工具的時候,要記得對方也跟自己一樣是有感情的人。
  2. 若想要傳達有建設性的回饋,應選擇視訊會議可以更確實傳達自己目的的工具。
  3. 即時通訊較難傳達聲音、情感要素,就算認為自己只是「討論」,對方可能有會認為你是在「辯論」。
  4. 若問題遲遲不被解決,有可能釀成憎惡的情感,當電子化的溝通進入不在軌道上的狀況,有可能會衍生出誤會及受傷的情感

◆會議的重要性

雖然「會議是惡劣的習慣」為近年來的風潮傾向,不過若團隊全體都擁有共同的目的,那就會成為非常有效率的要素。Litmus的市調行銷部門副總裁Justine Jordan表示,為了啟動每個成員的協作體制,關鍵的規則在於「除了所有人在同一個空間之外,所有會議都以視訊會議進行」,而讓視訊會議成功的方式則為「提供每個成員高性能的耳機麥克風,並確保網際網路連線狀況暢通。」另外需規定與會人需要遵守的禮儀,並貫徹禮儀,像是非發話人須將自己的麥克風關閉,以及必須確定攝影機為開啟。

再來的重點就是,會議必須確保所有成員可以平等參與,每個成員都有發話權並且會被傾聽,為此在會議開始前,開場可以與業務無關的輕鬆話題破冰,這樣會達到不錯的效果,依狀況可以安排簡單的遊戲,或是公司內部的小八卦炒熱氣氛,帶出團隊的「連帶感」也可以有不錯的效果。

常會看見會議中幾乎從頭到尾都是同一個人在發話,這是必須避免的狀況,Trello建議可以使用像下列這些工具防止上述的狀況,讓所有人都可以平等,也是建構出一個有架構性環境的方法。

◆善加利用工具之重要性

為了讓遠端工作、在家工作成功的運轉,善用工具,使之發揮應有的功能是非常重要的。我們所面對的是與不坐在面前工作的同事共事的「虛擬辦公室」,要在這樣的狀況下讓工作順利運作,自己與所有團隊成員都必須要適應此狀況,而接下來我們將介紹一些不同分類的推薦工具。

聊天室工具

推薦的聊天室溝通工具有SlackStride兩個程式,在Zapier則是藉由使用Slack實現了溝通高度透明化,他們表示這是推動遠端工作、在家工作可以成功的重要角色。

視訊會議工具

就如上述,與聊天室工具並列為重要的工具為視訊會議工具,這裡所推薦的是Zoom以及appear.in兩種。

協作&進度掌控工具

為了掌握專案進度或是團隊全體的狀況,讓現在必須處理的代辦事項可以被掌握的工具,Trello推薦像是以TOYOTA的「看板方式」為基礎,使代辦事項以「可視化」方式管理會有很大的益處。

溝通&文件工具

資訊需要文字化才能進行傳達,這樣的文字化工具公司內部建議使用Confluence,對外則建議使用Google文件

◆為了創立專屬「遠端工作團隊」的文化

成立遠端工作、在家工作團隊最容易被抱有疑慮的莫過於:在成員分散在不同地方工作的狀況下「團隊文化」到底會衍生成甚麼樣子?

以往是將所有人聚集在一處組成的團隊,而推翻此前提的遠端工作、在家工作模式讓人不得不心存不安,於創立遠端工作團隊時必須看重的是「有意識的」這件事,去發覺共同感興趣的事、進行有意義的會議,藉著成員彼此去了解各自的看法,每個人都秉持想要創立在辦公室環境會自然產生的文化是重要的。若要創造一個堅強的遠端工作團隊,重要的是「訂定『所有成員都必須遵行的規則』,並確定公司內部所有成員都是接受的狀況」且建議「為了讓所有人都可以持續進行溝通,要落實執行健康的會議系統或是進行活動、行動」。

「所有成員都遵循之規則」的例子,舉出下列五項:

  1. 「有共識」是全部的重點:預防產生誤解,創造一個正向的環境必須營造願意彼此顧念對方的氛圍。
  2. 與人的互動要透明化:重要的資訊要確實與所有人共享,聊天室的紀錄以及視訊會議的錄影要設定為所有人都可以瀏覽的公開模式。
  3. 接受非同時的溝通方式:要理解遠端工作的成員可能與自己在不同時區,若要求對方在某個時限內回答,有可能無法得到期望的答案。
  4. 總是思考如何「架構化」:在推動工作上,以確立流程或是架構化為宗旨,舉會議的例子來說,在事前準備此次會議議題大綱是可以提升效率的。
  5. 持有「彼此相異卻平等」的認知:在通常不會照面的遠端工作、在家工作環境,所有成員可以被平等看待的架構是很重要的。

就像有些人外向,有些人內向一樣,在使用聊天室工具溝通也會有些人擅長及不擅長,另外也可能因為組織太大,漸漸看不到所有人的臉,即便如此,仍舊需要所有人都可以順利溝通的環境,那樣的時候可以活用「Town Hall」(Trello開發)的功能,這是一款向公司所有成員都開放閱讀權限的工具,或是製造對話機會,以隨機配對公司成員的方式進行,試著創立內部成員容易發言的氛圍,這樣一來應該會帶來正向的效果。

當然有時候聚集成員度過一段時間也是重要的,不過要帶所有員工去旅遊會是一筆壯觀的支出,因此Trello採取的方式是讓員工全體放假,將各個據點的成員聚集在海邊,而對於遠端工作的成員則是給付一些金費舉辦活動,並給予大家共通的井字標籤,在Trello的佈告欄上面貼上活動的感想或是照片,如此一來就可以在下次的「Town Hall」時讓所有人一同回顧此次活動的花序。

然後,在此指南手冊的最後一頁,特別說明此手冊內容是分別由居住在北美大陸西部及東部的兩位成員所編制的。