之前曾介紹過 Hangouts Chat 這個好用的企業應用工具,現在要來教大家如何延伸使用Chat特有的機器人(Chat Bot),藉此讓工作應用上更為得心應手和便利。

這邊提到的機器人是一種特殊帳戶,可像普通人一樣與大家交談,並透過對話協助大家在 Hangouts Chat 中使用各種服務,例如查詢資訊、排定會議時間、執行工作等。

機器人可以說是Google Hangouts Chat的擴充工具。所有 Hangouts Chat 的使用者都可以使用機器人,而今天要介紹的是最常使用的Google Drive機器人,當你加入Google Drive機器人在Hangouts Chat後,就可以接收 Google 雲端硬碟的活動通知。

如何開啟Google Drive機器人的功能?

照片為Google Drive成為聊天室機器人的示意圖

我們要如何在Hangouts Chat中收到Google Drive的活動通知呢?很簡單,只需要像加入討論對象一樣加入機器人至自己的Chat裡面,就可以使用這樣的功能。加入與啟用的步驟如下:

1.在Hangouts Chat中,按一下左側的 [+尋找使用者、聊天室和機器人],然後輸入「Google 雲端硬碟」,選取 [Google Drive]。

照片為在Hangouts Chat中加入GoogleDrive

2. 按一下 [Yes] 即可開啟通知。

照片為在Hangouts Chat中設定GoogleDrive機器人的通知

3.開啟後就可以接收到來自Google Drive的訊息。

照片為Google Drive機器人主動通知的訊息

如何關閉Google Drive機器人?

照片為Google Drive關閉機器人的示意圖

如果大家不想要接受到通知,想把機器人關閉也很簡單,步驟如下:

1.對 Google 雲端硬碟機器人隨意傳送一則即時訊息,例如「你好」。

關閉Google Drive的訊息通知

2.點選 [TURN OFF NOTIFICATIONS] 來關閉通知即可。

Hangouts Chat其實還有很多類型的機器人可以選擇,用同樣的方式也可以加入Google Meet機器人來接收任何會議通知,或可以使用結合第三方的軟體服務如Trello、Asana等專案管理服務的機器人。

若是有想使用的機器人卻找不到相關機器人,也可以試著利用Hangouts Chat API建立自己所需要的機器人。將機器人的便利功能融入自己的日常辦公作業中,不僅可以及早獲得資訊通知, 有想要關注的訊息也都不會遺漏,快去找你的機器人聊聊吧!

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