您有沒有在工作的時候「不小心發錯郵件」的經驗呢？
本文將說明 Gmail 寄錯信的風險、誤發郵件的種類、原因等相關知識，並介紹防止誤發郵件的方法。此外，我們還介紹了一些提高安全性的高級措施，供您參考。
目錄
Gmail 寄錯郵件的風險和影響
許多人在工作上會使用 Email 來聯繫，無論您是使用 Gmail 還是其他電子郵件服務，下面是因寄錯郵件可能造成的影響。
➤ 機密信息和個人資料外流
郵件寄錯對象，可能導致公司面臨機密信息（如新產品信息）或客戶資料洩漏的風險。並且這些資訊的外流可能會導致不可挽救的後果，因此防止郵件誤發對企業至關重要。
➤ 有損企業信譽
資料外流會損害社會對公司的信任度，嚴重影響公司的信譽。尤其是客戶個人資料的洩露，不僅會影響當事人，還會損害周圍人的信任。進而對商業發展造成不良影響，企業成長也受到阻礙。
➤ 業務的工作量增加
即使風險不大，也可能增加工作負擔，例如額外花時間寫道歉或更正郵件等工作，這些工作是非必要的。
Gmail 等郵件常見的誤發情況
除了誤發郵件可能導致資訊洩露等重大錯誤外，還有各種情況，例如認識不足或違反禮儀等。了解這些情況有助於制定相應的防範措施。
➤ 收件人郵件地址輸入錯誤
常見得錯誤是打錯收件人地址導致信件無法寄出，或是電子郵件地址相似，在輸入的時候打成另一位，導致不對的人收到郵件。
➤ 寄件內容錯誤
郵件開頭的公司名字、收件者名字，或是內文打錯等，郵件寄出後才發現內容有誤，也是常有的情況。
➤ 夾帶錯誤檔附件或忘記夾帶附件
如果電腦中同時有很多相似的檔案，例如：報價單、收據等，上面通常都會有收件者的資料，若寄出錯誤的附件可能導致公司或客戶等個人資料流失。
➤ 未使用「密件副本」
在發送給多人的情況下，若搞錯「密件副本（Bcc）」和「副本（Cc）」也可能導致個人信息的洩露。
➤ 還沒完成就按到送出
手滑在尚未確認完成前，就按到「寄出」也是常見誤發的情況之一。
誤發郵件的原因
➤ 人為疏忽
因工作繁忙或粗心或工作熟練度不足，導致未確認收件人、發送內容、附件等是否正確就寄出。
➤ 無統一寄信規則
郵件誤發通常是由於公司內部規則不完善，或個人郵件操作的熟練度不足，對發送內容和附件的確認方式可能不明確，或者發送時未進行二次檢查等。此外，即使要求進行確認，如果確認內容不夠具體，也容易發生疏忽。
防止 Gmail 誤發郵件的方法
➤ 使用「取消傳送」功能
Gmail 提供了「取消傳送」的功能，桌面版 Gmail 可以在寄出後 30 秒內取消發送，行動裝置版 Gmail 可在寄出後 5 秒內取消發送。送出當下如發現「收件人名字寫錯」或「忘記夾帶附件」等問題，您可以立即取消傳送，並再次修正後寄出。
有關使用撤銷發送功能的方法可參考《Gmail 可以收回已送出的信件嗎？收回信件的方法介紹》
➤ 使用「排定傳送」功能
Gmail 還提供了「排定傳送時間」功能，讓您指定發送郵件的日期和時間，並且在發送之前有足夠的時間檢查是否有錯誤。此外，還可以防止忘記回信或寄信的狀況發生，確保郵件準確送達。
➤ 建立常用郵件範本
通過創建常用郵件文本的模板，不僅可以防止打錯字，還可以節省撰寫郵件的時間。
有關模板的創建和使用方法如下：
1. 開啟 Gmail
2. 點擊右上角齒輪圖標，選擇「查看所有設定」
3. 從「進階」設定中，勾選啟用範本並點擊「儲存變更」
4. 點擊「撰寫」打開電子郵件編輯畫面，並將輸入要當成範本使用的郵件內容。完成後點擊右下角3顆點點「更多選項」 >「範本」>「將草稿儲存為範本」
5. 使用方法：在郵件撰寫畫面中，從「更多選項」>「範本」中選擇要使用的模板。
➤ 制定企業內部規則
公司內部應建立及教育 Gmail 操作熟練度和商業郵件的撰寫規則。若沒有統一規則，郵件誤發的風險就會增加。「必須進行二次檢查」、「確認方法標準化」、「制定檢查清單」等，在公司內制定規則也很重要。
為了不因為誤發郵件導致公司資訊外洩、信任損失和增加業務負擔等風險。其原因包括人為錯誤和內部規則不統一。為了防止誤發郵件，可以透過 Gmail 的「取消傳送」、「排定傳送時間」、「建立範本」、「統一內部規則」等方式將誤發的可能性降至最低。立即到 Gmail 設定吧！
