公開 Google 檔案共用秘訣，一招學會安全分享檔案

一般人可能會擔心在雲端上分享文件給其他的人不夠安全，但透過 Google 雲端硬碟可以利用非常安全的方式分享公司的檔案。今天要和大家分享，若你是 Google 企業服務（G Suite）的使用者，如何透過 Google 雲端硬碟更放心地分享檔案給內部成員或外部的使用者！

三步驟安全分享 Google 檔案

步驟一、在 Google 檔案中開啟共用權限

當一份 Google 文件要準備分享給同事時，選擇右上角的共用之後，可以選擇這份檔案要與誰共用，更可以設定共用的人打開這份檔案時，將擁有什麼樣的權限。

步驟二、設定集體共用權限—直接設定公司網域內的集體共用權限

當你決定將這份檔案快速分享給公司網域中的內部成員時，你可以設定在網域中任何知道連結的內部成員，共同的使用權限。不論是讓內部使用者集體都能夠編輯檔案、加上註解，還是只能夠檢視檔案，都可以在此一次設定完成。

若點擊圖片中的更多選項，還可以進一步設定是否將檔案公開分享給外部使用者等功能，如下圖所示：

這項功能針對 Google 企業服務（Google Workspace）的使用者來說，可以更快的直接分享公司的檔案給同事或外部使用者，並直接集體設定所有使用者的使用權限，從此不用一個一個手動輸入要分享的郵件地址。

個別化設定共用權限—利用 email 地址設定特定 Google 檔案使用權限

如果想將檔案只分享給某些特定的使用者，想要個別化設定使用者的使用權限，只要直接輸入電子郵件地址，設定使用者開啟檔案後的使用權限，就能個別化決定使用者是可以直接編輯、只能下註解，還是只能檢視這份檔案。

此項功能不論是對網域內部還是外部使用者，都能夠針對不同的對象，各別給予對方不同的使用權限，幫助你提高文件的安全性。

若點選右下角的進階選項，更可以自訂分享檔案的「時效性」，讓同事或是合作廠商，只能在時間限制內觀看這份文件。此外，還可以禁止編輯的人擅自新增其他公用對象、禁止其他人任意下載、列印及複製這份文件等等加強文件安全性的進階功能。

步驟三、點擊完成，立即和同事分享檔案！

以上是這次的 Google 檔案分享介紹，雖然這次主要以 Google Docs 來做圖片說明，但其實也可以利用這樣的方式來設定 Google Sheets 和 Google Slides 的權限分享，從此我們可以不必擔心檔案分享不夠安全的問題。現在就來試試看，利用 Google 的檔案分享給自己的朋友或是同事吧！