相信許多人習慣使用Google試算表是為了能更快速計算與整理龐大的資料,若想清楚計算時間成本,可以利用公式函數將工作累積的分鐘數轉換成十進位的小數點,再搭配每個工讀生的時薪即可快速算出每個人的時間成本。

4步驟學會用十進位計算工時成本!

在計算工時的時候,為了方便將時間成本轉換成十進位數字,因此可以將小時數與分鐘數分開轉換成十進位數字。以下方這份餐廳人員的工時計算表為例,透過三步驟使用不同的函式,向各位示範如何將店員工時轉換成十進位的數字,清楚地計算每個人的時薪與時間成本。

步驟一、先於Google試算表中計算小時數

照片紅框處H列為總工時;I列為總工時計算為十進位小數點;藍框處為獨立計算小時數之整數

我們可以利用HOUR(H2),先在L2欄位取出儲存格H2中的「小時」,利用TEXT(HOUR(H2),”00″) 則將格式設定為以二位數表示,不足二位數者要補0。例如小時數只有8小時,透過TEXT(HOUR(儲存格位置),”00″) 則會顯示為「08」。

步驟二、計算分鐘數,將分鐘數除以60,得出十進位小數點

照片藍框處L3儲存格為分鐘數換算為十進位小數點的結果

為了將分鐘數轉換成十進位的小數點,因此必須將分鐘數除以60分鐘。我們先使用函數MINUTE(H2)/6,將儲存格H2中的「分鐘」除以6;再使用函數SUBSTITUTE(MINUTE(H2)/6,”.”,””),將MINUTE(H2)/6所得數值再除以10(即左移一位,例:0.16666666變為.01666666)。因此整個公式為儲存格H2的「分鐘」除以60,得出分鐘數換算成十進位的小數點。

步驟三、整合小時數與十進位後的分鐘數

照片藍框處為整合小時數與十進位後分鐘數的結果
計算完小時數與分鐘數之後,我們便可以整合這兩個數據。以上圖為例,使用VALUE函數將「小時」&「分鐘」在I3欄位轉換為十進位的數字,利用函數VALUE(TEXT(HOUR(H2),”00″) & “.” &SUBSTITUTE(MINUTE(H2)/6,”.”,””)),把累積時間的23:40轉換為十進位數字23.67。

步驟四、將總時數X時薪,得出薪資成本

將成功十進位後的時數乘以時薪,即可獲得薪資成本的結果

最後,只需將時薪帶入,把轉換後的時間數字乘以每小時的成本,即可估算出每個人員所需要的人力成本。以欄位K2為例,I2 X J2 = 4,733,表示這週組長工作5天的工時成本為4,733元。

以上就是這次跟大家介紹使用Google Sheets試算表將時間轉換為十進位數字的方式,是不是很簡單呢?其實利用這個函式可以計算的應用很多。除了工時計算之外,也可以應用在大型專案之中,每個工作項目總共花了多少時間、佔了總專案成本的百分比等,是個非常實用的函數公式!

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