你是否每天都花大把時間在書寫類似的Email呢?信件內容可能都大同小異,但因為收件人、稱謂、案件名稱不同還得一封封複製貼上,其實只要運用免費外掛「 Yet Another Mail Merge 」,就能一次寄出大量的客製化信件!
Gmail客製化郵件外掛程式:Yet Another Mail Merge
如何使用Yet Another Mail Merge?
步驟一、在Gmail信箱建立信件的範本草稿
首先要在Gmail信箱準備一個信件範本草稿,把客製化的項目,如收件人名稱、稱謂、聯絡來源、詢問內容、客製化回覆等等,設定成特殊語法。<<希望自動帶入內容的欄位名稱>>,欄位名稱必須是英文,而<<>>符號必須是半形。這些特殊語法將會自動帶入在下一個步驟中於Google試算表中設定的內容。
步驟二、建立客製化欄位的Google試算表
這份Google試算表,欄位名稱的設定必須與剛才Gmail範本草稿的特殊語法相同。要注意的是,這些特殊欄位名稱必須是英文,但是欄位內容(也就是要自動帶入的客製化內容)可以是中文。客製化內容在Google試算表中編寫統整即可。
步驟三、安裝並啟用免費外掛「Yet Another Mail Merge」
進入Google試算表中點選「外掛應用程式」,便可看到「Yet Another Mail Merge」。
此工具為免費的外掛程式,點選右上角的「+免費」即可加入此外掛程式。
首次使用者需要先進行外掛程式的設定。
同意執行後,下一步是選擇要連結的Gmail信箱。
接下來是允許外掛程式「Yet Another Mail Merge」 存取Google帳戶。
當你看到開始合併郵件的視窗,就表示可以開始使用「Yet Another Mail Merge」。
步驟四、開始設定郵件合併寄送
完成外掛程式的安裝後,進入Google試算表中,點選「外掛應用程式」,選擇「Yet Another Mail Merge」後點選「開始合併郵件」。
步驟五、設定收件人email資訊使用的特殊欄位
將預計寄送的收件人名單輸入此mail欄位。
步驟六、設定寄件人名稱
填寫收件人的各項資訊後,可以設定寄件者名稱,所有的寄出的郵件將以此名稱寄出。
步驟七、選擇要使用的信件內容
最後選擇先前在Gmail寫好的範本草稿,並記得在寄出信件前,勾選追蹤郵件開啟情形的選項,完整掌握信件的寄送狀況。
步驟八、郵寄完成
看到這個含有綠色標示的視窗,就代表信件成功寄出囉!
如何追蹤郵件瀏覽狀況?
這個工具強大的地方,不僅是能夠一次大量寄出郵件,勾選追蹤郵件開啟情形的選項後,更可以在Google試算表中看到每一封收件人瀏覽的狀況,連開啟郵件的確切時間都會被記錄下來。
如何匯入大量收件者名單?
既然透過「 Yet Another Mail Merge 」可以一次寄出大量的郵件,如果收件人的資訊還要一筆一筆填入Google試算表那也太麻煩了吧!別擔心,如果平時有好好管理收件者資訊,那麼就能夠使用「從群組輸入收件者」的功能一口氣將收件人Mail匯入Google試算表。
三種收件者名單的匯入來源
匯入資料的來源,共有三個選項可以選擇。Google Contacts、Salesforce、Add emails myself。
使用限制
「Yet Another Mail Merge」這一款工具,免費版有限制每天只能寄出50封Mail。
如果50封的額度不夠用的話,除了可以選擇購買付費版本提高寄送限制之外,另外還能藉由邀請朋友一起使用「Yet Another Mail Merge」來獲得增加寄件額度的獎勵。每成功邀請一位朋友,每天寄送的郵件額度就能增加50封。相信大家都不是邊緣人,應該很容易就能擴充到自己需要的數量。
按照上面的步驟一一設定,是不是大家都有成功一鍵寄出大批郵件呢?希望今天介紹的這個工具,能夠幫助大家節省撰寫email的時間,有更多時間能夠專心處理需要動腦的案件。透過Google API也可以做到唷,參考自動發信模組。
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