不曉得你在回覆Gmail郵件的時候,是否有過這樣的困擾?如果對方轉寄的郵件討論串太長,常常覺得不好閱讀跟整理?其實有個快速的方法,能將整份郵件往返的對話紀錄,以「附件」的形式寄送給對方,對方只要點開附件,就能一次閱讀整份郵件往返紀錄!

3步驟在Gmail附件你的郵件往返紀錄

步驟一、開啟撰寫新郵件的視窗

首先,先在Gmail當中點選「+撰寫」,開啟一個新郵件撰寫視窗。

步驟二、選取你要附件的郵件,拖放到新郵件視窗

接著在收件匣中,選取你要附件的郵件對話紀錄,長按滑鼠左鍵拖放到新郵件視窗,即可將該郵件的對話紀錄整份附件給對方。

選取你要附件的郵件,拖放到新郵件視窗

步驟三、確認附件檔案,傳送給對方

拖放信件後,即可在新郵件的附件欄中看到那份郵件,你可以點選該附件確認是否為那份郵件對話紀錄,最後撰寫好郵件後,點選傳送即可送出。

對方收到郵件附件該如何開啟?

對方在收到你的郵件後,可以直接點選附件eml檔案,就能直接閱讀你所傳送的郵件往返紀錄。不必像過去轉寄郵件一樣,得一個個對話點開來閱讀,在整理和閱讀上都會變得更加順暢。對方點開即可開啟郵件對話紀錄

怎麼將Gmail的郵件下載成eml檔到自己電腦本機上?

如果你不僅想將郵件紀錄傳送給對方,也希望能留存一份eml檔到電腦本機上的話,可以在那封信件討論串中,點選右上角的「三個點點」,選取「下載郵件」,該份郵件討論串就會下載成一份eml檔到你的電腦本機端,十分方便。

怎麼將Gmail的郵件下載成eml檔到自己電腦本機上?

 

公司的email信箱也能附件郵件紀錄嗎?

如果公司使用的Gmail的企業版帳號(G Suite),也能夠透過上述方法附件郵件對話紀錄,方便客戶或法務確認郵件往返紀錄。倘若你只有個人版Gmail,公司不是使用Gmail企業信箱的話,可以參考G Suite與Gmail的差別,了解G Suite是什麼。建議企業如果想使用Gmail的這些功能,可以購買具備管理功能的G Suite,它除了跟Gmail一樣可以附件郵件對話紀錄之外,更可以透過G Suite保管箱將員工信件永久保存、產出稽核報告等,能有效管理員工信件的使用狀況。

 

將Gmail郵件中長長的對話討論串,用以附件的形式傳送給對方,讓對方更便於閱讀、整理和留存,是不是非常方便呢?未來如果想要轉寄很長的郵件時,不妨使用這個方法,讓信件變得更簡潔、更井然有序!

 

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