是否曾發生過你負責的某客戶寄了重要的資料,需要趕快回覆,但偏偏你當下無法收發信、立即處理。因此需要請同事幫你收信,但又不便給他密碼登入的話,這時候你就需要「Gmail郵件委派」!

Gmail的郵件委派功能可以讓其他不知道自己信箱密碼者,也能藉由設定進到自己的Gmail信箱裡面看信或是幫忙處理回信事宜。一起來看這麼便利的功能要如何進行。

步驟一:進行帳戶設定

信件設定

登入信箱→點選Gmail右上方選擇「齒輪」→接著點選「設定」

帳戶與匯入處新增帳戶

進入設定頁面後,在「帳戶與匯入」的部分,找到「授權以下使用者存取我的帳戶」點選「新增其他帳戶」。

步驟二:新增授權帳戶

新增被委派者的地址

於編輯電子郵件地址處新增欲委派者的帳號→點選「繼續」

確定電子郵件地址→「傳送電子郵件已授予存取權」

步驟三:被授權帳戶(委派代表)回覆確認

回覆確認便委派成功

您新增的人員將會收到一封確認用的電子郵件。在人員完成確認後,系統最多需要 24 小時才會將對方新增為委派代表。

透過這幾個步驟,便可以順利的將郵件委派給他人,郵件委派最多可以新增 25 位委派代表。

委派代表執行權限

而成為委派代表後,哪些動作是被允許執行,哪些是不行的呢?

委派代表可以執行以下動作:

  • 傳送電子郵件或回覆您收到的郵件。在委派代表送出的郵件中,系統會顯示對方的電子郵件地址。比方說,寄件者會顯示為「由 XXXXXXX@gmail.com 傳送)」。
  • 讀取您收到的郵件
  • 刪除您收到的郵件
  • 管理您的聯絡人

委派代表無法執行以下動作:

  • 代替您與他人進行即時通訊
  • 變更您的 Gmail 密碼

Gmail信件委派功能既可以方便讓他人不需要密碼就能幫你管理郵件,也可以及時地處理緊急事務。坐而言不如起而行,趕快來進行設定吧!

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