相信常用WORD的朋友,都知道追蹤修訂這個功能,不僅可以用來改論文﹑合約,還能清楚標示需要更改的地方,其實Google文件也有這項功能,利用「建議操作」模式就能追蹤修訂!

什麼是建議操作?Google版的追蹤修訂

所謂的建議操作,其實就是類似WORD上的追蹤修訂,透過Google文件的建議操作,一樣可以同時標示出原稿以及需要修改的地方,此外,由於Google可以多人同時開啟編輯的特性,利用此項功能更可以有效地處理和確認同一份文件,不用再另存好幾份檔案。

照片為Google文件版的追蹤修訂,「建議操作」的開啟方式

要開啟Google文件的建議操作,首先需點選編輯處,下拉選單可看到建議操作的項目,下方也提供「編輯內容將成為建議項目」的說明。意即可以將原本直接更動內文的模式,改為不影響內文的建議模式,如下圖所示:

 

可看到有特別以固定標色顯示,避免與內文搞混。

可看到有特別以固定標色顯示,避免與內文搞混。

此外,也可以看到會特別標示出使用者的操作項目,分有「新增」、「取代」及「刪除」。

此外,也可以看到會特別標示出使用者的操作項目,分有「新增」、「取代」及「刪除」。

框框中右上處提供「✔」及「✘」的選項

框框中右上處提供「✔」及「✘」的選項,若點選「✔」則表示同意該建議項目,會直接將建議操作的內容取代原本內文。而「✘」則表示不允許該操作取代原文,會刪除到建議項目。

「建議操作」可以用在什麼地方?

一、多人編輯文章也不複雜!

多人編輯文章也不複雜!

當一份文稿需要經由作者撰寫,再由執行編輯、核稿編輯等多位人員進行編輯,甚至尚須校稿人員進行最終校對時。在這種兩位以上共同協作一篇文章的況下,有時候採以建議操作模式編輯會更加方便。除了在文章上不會因為多位人員同時進行文章編輯,導致原作者不清楚哪些更動是誰要求的,也可以清楚看到原文句以及建議修改的文句,從而兩相對照、衡量,決定是否要採納。

「開啟評論串」

此外,採納的建議操作項目也可以在文件右上角「開啟評論串」圖示中看見建議項目的歷史紀錄,有助於後續確認或追蹤。

二、核稿、修改合約清晰明瞭!

假設今天有一篇文稿需要向上交由總編審稿,便可提醒以「建議操作」模式進行文稿審核。如此一來不僅便於原文作者可以清楚知道哪邊需要調整。若是有還須商討的調整,也可以便於核稿者提供修改建議、讓作者自行斟酌取捨。

核稿清晰明瞭!

除了上述情境,非文字工作者也能加以活用,舉凡文件資料的審閱、契約書的確認或修改等。當該文件需要被確認或有可能被更動時,便可以提醒協作者採以「建議操作」模式,避免原文的部份更動影響前後文文意等狀況。

只須稍微動動滑鼠切換編輯模式,便能讓後續協同作業更為精確和便利。下次再遇到多人協作的Google文件,不妨試試,藉由小步驟感受團體生產力的向上吧!

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