開立電子發票經常手動複製內容,再到其他金流平台貼上,來來回回的重複流程總是耗時麻煩又讓人心累?這裡或許可以提供一個解決的辦法!

自動化之前

以自身工作經驗為例,以往的發票開立作業流程,通常有幾個步驟:業務或採購人員key in發票內容到試算表,會計人員根據試算表內容複製資料到金流平台後開立發票。這個過程對業務或採購來說或許沒什麼大不了,所需作業時間也不多。但對需要把所有發票複製到金流平台的會計來說,就是一大麻煩事了。

每張發票少說也有10個欄位內容要貼上或填寫,一個月假設只有100張發票,那來回也要來回複製1000個欄位,這些流程都是不斷啃蝕著會計人員的工時,如果一個月發票量更大、會計作業人手又不多,那可能就因為這些不可避免又耗時的流程,拖垮個人生產力、導致加班。而其實這種大量重複性、例行且耗時的庶務工作內容,比起讓人來做,讓程式來代勞其實更合適。

自動化之後

發票開立自動化模組—可以將會計人員在金流平台進行的一大串手動作業都免除,都交由API來執行。自動化前後的流程差異:

導入該模組後原本一長串的人工作業便可縮短為兩個步驟:先勾選要開立的發票,接著點選開立,就能將那些重複貼上的過程全都自動化。

自動化後三大效益

快速省時

原本開一張發票來回的手動開立,可能一分鐘只能開個一兩張,自動化後,一分鐘內最少開個二十張都沒問題。避免因庶務性作業佔據大量時間,導致其他事情無法如期完成而要加班的悲劇。

人力有效運用

當人員的工時可以不再被庶務性工作綁架後,便能夠拿來執行其他更有產值的事情。主管指派任務時,也有更多人力與時間可以運用安排。

減少人工疏漏

即時再小心仔細,不斷地複製貼上還是很有可能出現統編貼錯格、產品單價kry錯的狀況,但只要交給程式自動執行,變會將指定欄位的值對應到指定的框格中,不用擔心人為疏漏造成發票要重開或作廢的情況。

近日財政部賦稅署也公告電子計算機發票(電算機發票)會於明年2021年起停用,因此相關業者如有考量轉用電子發票,便可以應用類似的自動化模組去改善工作流程,減少人力成本的浪費。

如果想了解更多關於發票開立自動化模組,可參考田中系統提供的工作流程自動化服務
https://cloud.ts-consultancy.com.tw/bpa