相信常用 WORD 的朋友，都知道追蹤修訂這個功能，不僅可以用來改論文﹑合約，還能清楚標示需要更改的地方，其實 Google 文件也有這項功能，利用「建議操作」模式就能追蹤修訂！
什麼是建議操作？Google 版的追蹤修訂
所謂的建議操作，其實就是類似 WORD 上的追蹤修訂，透過 Google 文件的建議操作，一樣可以同時標示出原稿以及需要修改的地方，此外，由於 Google 可以多人同時開啟編輯的特性，利用此項功能更可以有效地處理和確認同一份文件，不用再另存好幾份檔案。
要開啟 Google 文件的建議操作，首先需點選編輯處，下拉選單可看到建議操作的項目，下方也提供「編輯內容將成為建議項目」的說明。意即可以將原本直接更動內文的模式，改為不影響內文的建議模式，如下圖所示：
可看到有特別以固定標色顯示，避免與內文搞混。
此外，也可以看到會特別標示出使用者的操作項目，分有「新增」、「取代」及「刪除」。
框框中右上處提供「✔」及「✘」的選項，若點選「✔」則表示同意該建議項目，會直接將建議操作的內容取代原本內文。而「✘」則表示不允許該操作取代原文，會刪除到建議項目。
「建議操作」可以用在什麼地方？
一、多人編輯文章也不複雜！
當一份文稿需要經由作者撰寫，再由執行編輯、核稿編輯等多位人員進行編輯，甚至尚須校稿人員進行最終校對時。在這種兩位以上共同協作一篇文章的況下，有時候採以建議操作模式編輯會更加方便。除了在文章上不會因為多位人員同時進行文章編輯，導致原作者不清楚哪些更動是誰要求的，也可以清楚看到原文句以及建議修改的文句，從而兩相對照、衡量，決定是否要採納。
此外，採納的建議操作項目也可以在文件右上角「開啟評論串」圖示中看見建議項目的歷史紀錄，有助於後續確認或追蹤。
二、核稿、修改合約清晰明瞭！
假設今天有一篇文稿需要向上交由總編審稿，便可提醒以「建議操作」模式進行文稿審核。如此一來不僅便於原文作者可以清楚知道哪邊需要調整。若是有還須商討的調整，也可以便於核稿者提供修改建議、讓作者自行斟酌取捨。
除了上述情境，非文字工作者也能加以活用，舉凡文件資料的審閱、契約書的確認或修改等。當該文件需要被確認或有可能被更動時，便可以提醒協作者採以「建議操作」模式，避免原文的部份更動影響前後文文意等狀況。
只須稍微動動滑鼠切換編輯模式，便能讓後續協同作業更為精確和便利。下次再遇到多人協作的 Google 文件，不妨試試，藉由小步驟感受團體生產力的向上吧！
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