使用Gmail企業信箱的你,是否曾擔心客戶合約到期前,卻忘了寄信通知?別擔心,只要學會使用Boomerang,就可以幫你在Gmail預約特定時間寄信,幫你排程。

Gmail商務寄信必備!Boomerang的2大功能

雖然目前 Gmail 本身沒有提供預約寄信的功能,但其實只要將 Chrome 瀏覽器的擴充工具「Boomerang for gmail」加到我們的瀏覽器中,未來只要透過Chrome瀏覽器打開Gmail,就可以幫助我們商務辦公的信件寄送更加便利!「Boomerang for gmail」有以下2大功能:

一、預約Gmail寄信

Boomerang可以預約Gmail寄信時間,從幾小時到幾天後都可以設定,甚至可以特別指定寄出的日期與時間進行排程。此外,還可以設定週期性寄信,不論是想在每周、每月還是每年寄信,都可以根據自己的需求進行預約排程。

預約寄信可以用在哪些地方?

  • 重要年節問候
  • 合約到期通知
  • 例行性報告
  • 行前通知

二、Gmail寄信追蹤提醒

相信許多人都有這樣的苦惱:「Gmail寄出的信件不曉得對方是否有收到?」、「上次寄信後已經隔了多久?現在應該提醒對方了嗎?」過往我們只能自己想辦法記下來的信件追蹤提醒,現在透過 Boomerang卻可以自動提醒我們該追蹤的進度,避免遺漏重要信件的回覆提醒。

信件追蹤可以用在那些地方?

  • 追蹤信件是否於期限內回覆
  • 追蹤信件是否於期限內被開啟
  • 追蹤信件是否於期限內被點擊

如何將「Boomerang」加到 Gmail?

要如何在Gmail中使用這項工具呢?只要將Boomerang for Gmail加到Chrome瀏覽器,即可在用Chrome瀏覽器打開Gmail的時候自動啟用這個外掛。

照片為在應用程式商店中將Boomerang「+ 加到 CHROME」。

開啟應用程式商店搜尋「Boomerang」,點選「+ 加到 CHROME」。

畫面為加到Chrome瀏覽器後,點選瀏覽器右上方的圖示,啟用Boomerang for Gmail。

加到Chrome瀏覽器後,點選瀏覽器右上方的圖示,啟用Boomerang for Gmail。

照片為點選圖示後,畫面將出現Gmail授權頁,紅框處為「允許」

點選圖示後,畫面將出現授權頁,點選「允許」,允許該工具能連結Gmail即可完成。

如何設定Gmail預約寄信?

照片為打開Gmail,在寄信前傳送按鈕下方的紅色按鈕:「Send Later」。此按鈕即是預約寄信。

透過Google Chrome瀏覽器打開Gmail,點選平常撰寫信件的按鈕跳出新信件視窗後,可於視窗下方看見平常的傳送藍色按鈕的下方多了一個紅色按鈕:「Send Later」,此按鈕即是預約寄信。

畫面中為預約Gmail寄信的選項,分別為「預設預約選項」、「自行預約特定時間」,以及「週期性寄信設定」。可依照自己的排程需求選擇。"

點選「Send Later」後,出現預約寄信的選單。在預約寄信的選單中主要分成三塊:「預設預約選項」、「自行預約特定時間」,以及「週期性寄信設定」,我們可依照自己的排程需求選擇要預約何時。

若點選「週期性寄信設定」,則會再出現更進一步的週期設定,週期性設定頁面如下:

照片為設定Gmail週期性寄件的起始日期、頻率、星期、總次數等規則

可以詳細設定週期性寄件的起始日期、頻率、星期、總次數等,相當適合作為例行性信件寄送的設定。

如何取消Gmail信件排程?

照片中點選Gmail畫面右上方的彩色迴旋鏢標誌,選擇「Manage scheduled messages」即可進入排程信件管理後台。

如需取消信件排程,點選畫面右上方的彩色迴旋鏢標誌,選擇「Manage scheduled messages」即可進入排程信件管理後台。

照片為進入信件管理後台的收件人郵箱及排程等資訊。

進入信件管理後台後,可分為追蹤信件、已排程的信件與週期性寄件信件等信件分類,並於欄位中顯示收件人郵箱及詳細排程資訊。

照片為修改已排程的Gmail信件,紅框處可編輯、重新排程予取消預約。

如需修改已排程的信件,點選該信件後會呈現深綠色,右上角會顯示編輯排程、重新排程與取消預約三個按鈕,可依自己的需求點選進行編輯或重新排程即可。

如何設定Gmail信件追蹤提醒?

照片為Gmail寄出信件之前,勾選最下方的「Boomerang this...」,可追蹤信件的開啟與回覆狀況

寄出信件之前,勾選最下方的「Boomerang this…」,可追蹤信件的開啟與回覆狀況。

照片為Gmail信件追蹤,可選擇追蹤期限。

選擇追蹤期限,從幾小時內至幾月幾日前都可以追蹤。

照片為Gmail提醒條件四種條件設定。

提醒條件則有「若無回信」、「若無點擊信件」、「若無打開信件」,以及「無論如何皆通知我」四種條件可以設定。

免費版的使用限制

雖然這個工具非常實用,不過值得注意的是,免費版每個月最多只能排程或追蹤10封的郵件,如果要排超過10封信件,必須升級成進階版,所以若是有大量使用需求的朋友可以自行付費成進階版,才能享受信件排程的便利。

學會幫Gmail的信件預約排程後,是不是再也不用擔心忘記寄信與回信時間了呢?它就像一個自動化的郵件秘書,提醒我們在應該寄信回信的時間將信件順利寄出,對於商務辦公來說,實在是個非常好用的郵件小工具!

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