相信不論是代墊公司採購項目，還是出差時先自掏腰包買車票，往往都會因為公事過於忙碌而遺忘自己到底代墊多少公款、或是到底拿到代墊的錢了沒？今天教各位如何利用免費的 Google 表單來為公費記帳，輕鬆管理公費支出！
利用Google表單設計公費記帳本的四大好處
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去除不需要的選項，設計屬於自己的支出分類、帳戶類別等
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設計表單與回應介面簡單易學
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結果可匯出為試算表，更加方便統計分析
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可以記錄回應是否已收回代墊款項
3步驟學會用 Google 表單記帳
步驟一、建立 Google 表單
首先要到Google 表單建立一份自己的表單，並為此記帳本命名。使用 Google 表單製作記帳本最大的好處就是一切都可隨著我們的需求設計。以下會簡單製作一個範例，內容中的問題設計都可以符合自己的需求狀況進行調整。
步驟二、設計 Google 表單的問題與支出項目
接著可以輸入金額項目，並設為必填，底下備註欄位可以輸入像是代墊項目的用途，或是否已經請款、公司幾時會發款等訊息。
若是除了公費支出，也想記錄已收到款項的話，可以建立收入與支出的分類，並且依據所選擇的答案前往不同區段。
當然有支出就會有支出的分類，而公司的支出不外乎就是交通費、雜費、交際費或電話費等，都可以依照自己實際的情況再做增減分類。
最後也能選擇我們的金錢是使用現金、戶頭或是信用卡，也能幫助我們知道這筆款項是先從哪個地方挪用了。
步驟三、填寫回應與觀看記帳結果
在試算表中可以清楚看到現在的代墊花費，如果需要個別觀看也能夠善用篩選器的功能。
開始養成填寫記帳表單的習慣後，不僅在回覆處看到圓餅圖的分析，也可以透過試算表的公式計算出各個項目的總支出與總收入，更進階的還能利用 Data Studio 來製作分析表格唷！
相信看完以上的說明後，是否覺得用 Google 表單設計專屬的公費記帳本非常方便又簡單呢？透過這樣的表單，不僅能讓我們對代墊的款項更有印象，也不會再發生忘記跟公司請款的情況。若時工作上常需要代墊公費，不妨也試試看這個方法吧！
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