混合辦公新趨勢,Google Workspace如何讓辦公簡單有效率?

目錄
一、企業轉型與發展
二、雲端技術如何提升工作效率
三、以Google為中心的未來工作模式

一、企業轉型與發展

因應過去兩年受到了疫情的影響,許多公司企業在安全的考量下開放了遠端辦公讓員工可以在家工作。而跟著各地政府與病毒共存的政策,人們開始回歸辦公室,許多企業漸漸的也將混合辦公(hybrid work)視為主要的營運模式。

混合辦公讓員工可以擁有更多的自由度,靈活的安排工作進程,更可以提高工作產能及效率。也因為如此,越來越多的公司都在進行轉型,透過雲端的科技來整合企業的資訊。其中,就以Google Workspace 最受歡迎,它強大的功能可以幫助即時同步大量資訊,讓員工無論身處何處,都可以快速地讀取資料,進入工作狀態。

二、雲端技術如何提升工作效率

Google Workspace的強大功能及對企業的好處很多,下面拆分出幾個例子,讓你可以清楚的知道Google Workspace可以為你的工作達成多少事情:

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Google Workspace

1.為你的品牌建立專屬Gmail

使用Google Workspace,你可以完整的運用Gmail的功能,其中就包括了可以使用自定義的網域作為信箱的地址。這個功能可以大幅的提升品牌的知名度、增加使用者的信賴度以及使用體驗。員工們可以輕鬆地切換個人信箱與工作帳戶之外,透過人工智能阻擋大部分的釣魚郵件及廣告,雇主們也可以保護含有商業機密的企業電子郵件,無需額外的維護或者是服務器。

2.無限制的存取Google Drive的資料、即時協作

有了Google Drive,每一位使用者都可以使用自己的帳戶登入雲端硬碟來存取資料。不論你人在捷運上、咖啡廳、還是任何地方,都可以在上面儲存草稿、分享筆記。除了資訊共享之外,也可以共同編輯同一份簡報、文檔或者是表格key-in。免除了來來回回的修改跟編輯時間之外,更可以大幅提升團隊精神以及工作效益。

更棒的是,要是遇到同事休假、離職或者是其它突發狀況,檔案的擁有者可以快速地撤銷或者是加入任何人的訪問權限。維護商業機密以及員工的工作權益。

3.整合CRM和第三方的應用程式

透過整合你的Google Workspace、CRM和其他具生產力的應用程式,使用者以及你的團隊可以簡單的透過Google帳戶登入並且快速的使用該程式,不需要來回切換帳戶、重複的輸入數據資料。快速地同步功能、掌握客戶資訊,除了提升整體生產力,企業還可以整合帳戶資訊,進一步避免發生許多人為錯誤的機會。

還有,Google Workspace的管理控制台可以讓你直接管理全部的數據、使用者以及應用程式,用最直觀的使用介面,協助你安排權限以及管理設備。透過安全密鑰或是兩步驗證的功能,還可以阻止不受信任的應用程序以及惡意攻擊,安全的保護你的業務。

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4.享有Google AI的生產力及洞悉能力

Google的搜尋引擎之所以強大,是因為它擅長利用機器學習、自然語言處理(NLP),有著各種形式的AI來幫助人們執行任務。Google Workspace也不例外,它可以為你的團隊提供基於數據分析的精準判斷,幫助團隊做出明智的業務決策。假設你的小組需要一個會議,Google可以馬上透過每個員工的行事曆為你安排出一個最佳的會議時間,並且開啟一個會議的連結。不再需要一個一個詢問時間,Google Workspace可以自動為這些需要出席的成員在行事曆上添加會議的時程。

Google Workspace可以自動為這些需要出席的成員在行事曆上添加會議的時程

5.Google Meet讓視訊會議更有品質

今年Google提升了Google Meet裡的AI人工智能的功能。其中包含了人像的重建,運用了Google AI科技大幅提升了影片品質,讓企業在使用Google Meet運作會議的時候,可以克服視訊畫質不佳、收訊不佳的窘況——你的影片畫質會自動的被增強。同時,Google正在添加除去迴音的功能,即使你的背景聲音雜亂,聽起來還是像處於一個裝有麥克風的會議室中,大大的從小細節為你提升專業形象

Google Meet讓視訊會議更有品質

除了影像及音質的調整,Google Meet更可以同步分享當下會議中發生的事情,不論你的人是在辦公室還是家裡,參與者都可以即時的看見、聽見此刻會議正在發生什麼樣的事情。避免公司內部發生資訊不同步、員工搞不清楚狀況的情形發生

不論你的人是在辦公室還是家裡,參與者都可以即時的看見、聽見此刻會議正在發生什麼樣的事情

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三、以Google為中心的未來工作模式

Google Workspace所提供的功能綜合性十分強大,適用於各種企業規模。隨著混合辦公模式的興起跟普及,企業們更需要為了未來的發展及早準備,Google Workspace提供了企業正確的協作工具,簡易的操作系統以及使用者體驗設計,不只可以讓員工在各種環境、情況下維持高效的工作狀態,以人為本的轉型過程裡,更可以告別傳統繁瑣的程序,制定出更優良有效率的工作模式,為企業或是個人品牌開啟一個全新的篇章。